Vous passez deux heures par jour dans vos mails, à les trier et à écrire encore la même réponse ? Chez Le Van Trotter, l’entreprise de location de vans de Mathieu, les mails aux locataires partent désormais seuls, comme les factures et les consignes de départ : 12 à 15 heures de travail en moins chaque semaine. Commencez par une heure offerte : nous ouvrons votre boîte de réception avec vous et nous repérons ce qui peut se préparer sans vous.
Réserver mon heure offerteUne heure, en visio. Sans engagement.
Nous sommes deux associés, Aurélien et Mathieu. Pour les TPE et PME de Bordeaux et de la métropole, nous mettons en place des automatisations, des chatbots et des agents IA qui s’occupent de la boîte mail : chaque message est classé à son arrivée, les réponses courantes vous attendent en brouillon, les factures et les bons de commande reçus en pièce jointe sont rangés dans le bon dossier. Vous relisez, puis vous envoyez. Plus tard, c’est vous qui décidez ce qui peut partir sans relecture.
de travail en moins chaque semaineChez Le Van Trotter, mails aux locataires compris
Exemple de matinée, pour illustrer. Les mails et leurs expéditeurs sont inventés.
LE MAIL ARRIVE
IL EST TRIÉ, LA RÉPONSE EST PRÉPARÉE
VOUS RELISEZ, VOUS ENVOYEZ
Du premier échange jusqu’à l’outil qui marche dans votre entreprise, vous avez affaire à nous deux. Il n’y a pas de commercial entre vous et nous.
Chaque jour, nos propres outils suivent plus de 1 500 sites. Quand l’un d’eux tombe en panne, c’est nous qui perdons de l’argent. Nous construisons les vôtres avec les mêmes contrôles.
Réserver mon heure offerte
Aurélien commence par regarder avec vous un matin ordinaire dans votre boîte mail. De 2013 à 2018, dans l’industrie, il a mené le changement d’un logiciel de gestion utilisé par 250 personnes. Responsable d’une agence de publicité en ligne ensuite, il en a revu les façons de travailler, puis automatisé ce qui revenait le plus. Il en garde une habitude : prévenir l’équipe avant de changer ses façons de faire. Chez vous, la personne qui ouvre la boîte commune sait ce qui change avant le changement.
Mathieu s’occupe de toute la partie technique. Il relie votre messagerie à vos autres logiciels et vérifie que les mails et les factures arrivent bien où il faut. Dans sa propre entreprise, Le Van Trotter, il a automatisé les mails aux locataires, la facturation, les consignes de départ et le suivi du retour des vans.
Trier les mails, classer les factures, relancer : dans une petite entreprise, la boîte mail prend facilement deux heures par jour au dirigeant. Pris un par un, aucun de ces mails n’est difficile. C’est leur nombre qui occupe la matinée. Voici ce qui peut être prêt avant que vous ouvriez la boîte.
Chaque mail reçoit une étiquette dès qu’il arrive : demande de devis, commande, facture d’un fournisseur, question d’un client, publicité. Le matin, vous commencez par les deux ou trois qui demandent votre avis. Les règles de tri, vous les fixez avec nous.
Horaires, conditions, délais, documents à fournir : la réponse vous attend en brouillon, avec vos formulations et vos informations à jour. Vous la relisez, vous la corrigez si besoin, vous l’envoyez. Quand plusieurs étapes s’enchaînent (lire le mail, chercher l’information dans votre logiciel, préparer la réponse), on parle d’agents IA.
La facture du fournisseur part dans le dossier comptable du mois, le bon de commande dans celui du client, le document signé avec son dossier. Le jour où votre expert-comptable demande ses justificatifs, ils sont déjà rangés.
Un importateur écrit de Londres, un visiteur de Madrid. La réponse est préparée dans sa langue, avec la traduction en français juste dessous : vous savez exactement ce que vous envoyez sous votre nom.
La demande est lue, les informations utiles sont relevées (quantité, date, lieu), et un brouillon de devis est préparé selon vos tarifs. Vous vérifiez, vous l’envoyez. S’il reste sans réponse, un rappel part en votre nom.
Une commande arrive par mail : elle est recopiée dans votre logiciel de gestion ou votre tableau Excel, sans retaper le nom, l’adresse et les quantités. C’est le cœur de l’automatisation IA : relier votre messagerie à vos autres outils.
Il manque un justificatif, une signature, un bon de livraison : chaque dossier a sa liste de pièces attendues, et le rappel part au bon moment, à votre nom.
Une partie des mails vient de questions simples posées sur votre site. Un chatbot peut y répondre avant qu’elles n’arrivent dans la boîte, en disant clairement qu’il est un assistant, et vous transmettre le reste avec un résumé. Voir notre page chatbot d’entreprise.
Votre boîte ressemble à autre chose ? C’est justement l’objet de l’heure de repérage : nous regardons vos mails à vous, pas une boîte type.
Passer ma boîte mail en revueUne boîte mail de négociant ne reçoit pas les mêmes messages que celle d’un hôtel ou d’un cabinet. Voici ce que nous savons du tissu bordelais, chiffres sourcés, et ce que cela change pour la vôtre.
77 000
entreprises dans les 28 communes de Bordeaux Métropole
À Bordeaux même, Sirene recense plus de 10 000 établissements actifs. Mérignac, Pessac et Talence dépassent aussi ce seuil.
Pour vous : si c’est vous qui ouvrez la boîte commune chaque matin, l’heure de repérage commence par là.
300
maisons de négoce, qui commercialisent environ 60 % des vins de Bordeaux
Elles vendent vers 170 pays, et 80 % de ces maisons ont moins de 50 salariés.
Pour vous : demandes d’allocation, bons de commande, documents d’export, souvent en anglais, pour une petite équipe. Le tri et les réponses préparées servent d’abord là. Nous en parlons dans l’agent IA et le suivi des commandes dans le négoce.
17,4 M
de nuitées dans la métropole en 2025, dont 40 % pour des motifs d’affaires
Les visiteurs étrangers viennent surtout d’Espagne, du Royaume-Uni et des États-Unis.
Pour vous : hôtels, chais qui reçoivent, restaurants, salles de séminaire : les mêmes questions de réservation reviennent, dans plusieurs langues. Exemple concret dans le chatbot et les visites de chais en groupe.
Office de tourisme et des congrès de Bordeaux Métropole, bilan 2025
738 ha
pour Bordeaux-Euratlantique, autour de la gare Saint-Jean, entre Bordeaux, Bègles et Floirac
Le projet vise 30 000 emplois de plus d’ici 2030, avec de nombreux bureaux à Saint-Jean Belcier et Garonne Eiffel.
Pour vous : cabinets, agences, bureaux d’études : devis à sortir, comptes rendus à envoyer, pièces à réunir. La matière première de l’automatisation, c’est votre boîte mail.
Vous avez moins de 10 salariés et moins de 2 millions d’euros de chiffre d’affaires ? La Région Nouvelle-Aquitaine prend en charge le parcours « Défis numériques » : jusqu’à 4 jours d’accompagnement sans reste à charge. L’un des défis s’appelle « digitaliser vos opérations essentielles ». La demande passe par le conseiller numérique de la CCI Bordeaux Gironde ou de la Chambre de Métiers.
Notre heure de repérage n’en dépend pas. Si ce parcours vous convient mieux, nous vous le dirons pendant l’heure.
Avant de toucher à votre messagerie, voici quatre exemples. Pour chacun : la situation de départ, ce qui a changé, et ce que ça donnerait chez vous.
23sur 294
Le 10/09/2026, nous avons testé 294 formulaires de contact sur nos propres sites. 23 avaient l’air normaux, mais le serveur refusait les demandes : rien n’arrivait dans la boîte mail, et personne ne l’avait remarqué. Après correction, 23 demandes sur 23 sont arrivées. Le 28/09, le même test a de nouveau tout reçu. Pour vous : une boîte calme n’est pas toujours bon signe. Qu’une demande arrive bien, ça se vérifie automatiquement.
Mesuré le 10/09/2026
12 à 15 hpar semaine
Le Van Trotter, l’entreprise de location de vans aménagés de Mathieu, est notre premier terrain d’essai. À chaque location, les mêmes mails reviennent : confirmer, facturer, envoyer les consignes de départ, organiser le retour du van. Aujourd’hui, ces mails aux locataires, les factures et le suivi du retour se font sans qu’on y touche. Le gain : près de deux jours de travail par semaine. Pour vous : si vous écrivez le même mail à chaque client, vous êtes dans le même cas.
9 hchaque matin
Nos chiffres étaient éparpillés dans cinq outils : les deux moteurs de recherche, les visites, les appels et les demandes reçues. Une tâche les rassemble chaque matin à 9 h sur une seule page, avec un avis en clair pour chaque site : à pousser, en baisse, rapporte des demandes. Pour vous : au lieu d’ouvrir dix mails de notification, une page vous attend, chaque matin.
Relevé le 28/09/2026
Aurélien a été responsable d’une agence de publicité en ligne. Il y a revu les façons de travailler, puis automatisé trois tâches répétitives : l’accueil des nouveaux clients de l’agence, les comptes rendus (ceux de l’équipe et ceux envoyés aux clients de l’agence) et le rapprochement des factures. Pour vous : le mail d’accueil, le compte rendu du lundi, la facture à vérifier, ce sont des gestes qui se répètent.
Aucun de ces exemples n’est dans votre métier. Les gestes se ressemblent pourtant : lire, répondre, ranger, relancer. L’heure de repérage sert à les trouver dans votre boîte.
Demander mon heure offerteEn 20 minutes au téléphone, on ne voit pas comment arrivent vos mails. Nous prenons donc une heure, en visio.
10 minutes
Combien de mails, de qui, à quelle heure ? Lesquels vous attendent encore le soir ?
25 minutes
Votre boîte de réception, sur votre écran partagé : les mails d’un matin ordinaire, la réponse que vous recopiez, les pièces jointes à ranger.
15 minutes
Ce que votre messagerie sait déjà faire, ce qui s’automatise simplement, ce qui demande plus de travail, ce qui doit rester entre vos mains.
10 minutes
La première tâche qui en vaut la peine, et ce qu’il faut pour la mettre en place. Rien n’est signé pendant l’heure.
Cette liste est à vous. Vous pouvez la confier à qui vous voulez.
Si rien n’en vaut la peine, nous vous le disons. Une tâche qui vous prend moins d’une demi-heure par semaine ne vaut pas une mission payante.
Si Gmail ou Outlook sait déjà le faire, nous vous montrons où le régler.
Aucun engagement. L’heure est offerte. Ensuite, c’est vous qui décidez s’il y a une suite.
Nous sommes deux, et nous faisons aussi tourner nos propres entreprises. Nous gardons donc quelques heures de repérage par semaine.
Un projet d’IA qui réussit commence rarement par la technique. Nous partons de vos mails, tels qu’ils arrivent aujourd’hui, et nous prenons une seule tâche : celle qui vous rend le plus de temps. Vous voyez l’automatisation travailler sur vos vrais messages avant de la laisser faire seule. À chaque étape, vous savez ce que vous recevez, et vous connaissez le prix avant de commencer.
1
C’est l’heure de repérage. Nous passons en revue avec vous vos mails, vos logiciels et le temps qu’ils vous prennent.
Vous recevez : la liste écrite, triée. Offerte.2
Nous choisissons avec vous la première tâche. Nous écrivons ce que l’automatisation doit faire, ce qu’elle ne doit pas toucher, et comment vous saurez qu’elle marche.
Vous recevez : une proposition écrite, avec son prix3
L’automatisation travaille sur vos vrais mails. Au début, chaque réponse arrive en brouillon et vous relisez tout avant l’envoi. Nous corrigeons ce qui ne va pas, jusqu’à ce que le résultat vous convienne.
Vous recevez : une tâche mesurée sur votre boîte4
Quand le résultat vous convient, vous l’utilisez au quotidien. Une relecture humaine reste en place là où une erreur coûterait cher. Si vous le souhaitez, un suivi mensuel vérifie que tout marche et ajuste quand un de vos logiciels change. Il est facultatif et s’arrête quand vous voulez.
Vous recevez : la notice et vos accèsUne agence IA à Bordeaux aide les TPE et les PME à confier leurs tâches répétitives à l’intelligence artificielle : conseil IA, chatbot, agents IA, automatisation et développement sur mesure. Agence d’automatisation IA, nous commençons par une heure offerte pour trier avec vous ce qui peut se préparer seul, à commencer par la boîte mail. Ensuite, nous testons chaque automatisation sur vos messages avant que vous l’utilisiez pour de bon.
Ces cinq services vont de la décision à l’outil qui marche chez vous. Le plus souvent, une TPE n’en utilise qu’un ou deux. L’heure de repérage sert à savoir lesquels.
Savoir lequel me sertUn assistant qui répond aux questions de vos clients sur votre site ou par message, à toute heure, et vous transmet ce qu’il ne sait pas traiter.
Chatbot d’entrepriseUn assistant qui enchaîne plusieurs étapes à votre place, comme lire un mail, chercher l’information et préparer la réponse. Vous relisez avant l’envoi.
Agents IAVotre messagerie et vos logiciels reliés entre eux, pour qu’une information reçue une fois aille partout où elle doit aller. C’est l’intégration IA dans les outils que vous avez déjà.
Automatisation IALe conseil IA pour décider avant de dépenser : par quoi commencer, ce qui vaut la peine, ce qui doit rester entre vos mains. L’heure de repérage en est la première étape.
Conseil et audit IAQuand aucun outil existant ne fait ce qu’il vous faut, nous le construisons, et il vous appartient.
Développement IA sur mesurePendant l’heure de repérage, non : c’est vous qui partagez votre écran, et nous ne touchons à rien. Ensuite, seulement à ce qui sert à la tâche choisie, et seulement quand la mission démarre. Vos accès restent les vôtres, et vous pouvez les retirer quand vous voulez. Nous vous disons quels outils lisent vos mails et où ils sont hébergés.
Au début, aucune réponse ne part seule : tout arrive en brouillon, et vous relisez. Ensuite, c’est vous qui décidez ce qui peut partir sans relecture. Chez nous aussi, un contrôle séparé vérifie le travail de l’IA. Dans la nuit du 13/09/2026, nous avons fait réécrire par l’IA le texte de 157 de nos sites. Un second programme vérifiait chaque site avant publication, sans croire le premier sur parole : il en a renvoyé 4 en correction. Pour vous : entre l’IA et vos clients, il y a une relecture, la vôtre ou celle d’un contrôle.
L’heure de repérage est offerte. Ensuite, vous connaissez le prix avant de commencer : la première mission porte sur une seule tâche, et sa proposition écrite donne le prix. Pas d’abonnement imposé. Et si une règle de votre messagerie ou un outil à quelques euros par mois fait l’affaire, nous vous le disons plutôt que de vous vendre une mission.
Les réponses partent à votre nom, après votre relecture, avec vos formulations. La conversation qui compte reste la vôtre : une réclamation, une négociation, un client fâché arrivent dans la case « pour vous ». Quand un chatbot répond sur votre site, il dit qu’il est un assistant.
Ce que nous mettons en place vous appartient : les règles de tri, les modèles de réponse, les accès, la notice écrite. Vous pouvez le faire vivre vous-même, le confier à quelqu’un d’autre, ou prendre notre suivi mensuel. Il est facultatif et sans engagement.
Le Van Trotter, l’entreprise de Mathieu, loue des vans. Vous n’avez pas besoin de savoir ce qu’est un agent IA : il suffit de savoir quels mails reviennent chaque semaine. C’est la seule chose que nous vous demanderons pendant l’heure.
Nous retirons une tâche. Le poste reste. Le tri, la réponse recopiée, la pièce jointe à ranger : le temps gagné va à votre métier, ou à vos clients.
« Meilleure agence IA » : ce classement n’existe pas, et personne ne peut le vérifier. Vous pouvez en revanche vérifier quatre points. Posez-les à chaque prestataire que vous consultez, nous compris.
Aux TPE et aux PME de Bordeaux et de la métropole, tous secteurs, le plus souvent sans équipe technique. Maisons de négoce et propriétés, commerces, hôtels et lieux qui reçoivent, cabinets, agences, entreprises de services : vous dirigez, et votre boîte mail vous prend chaque jour des heures. Vous cherchez quelqu’un qui parle de vos mails et de vos devis avant de parler de technologie. Si vous n’utilisez pas encore l’IA, vous êtes dans le cas général : en 2024, selon l’INSEE, 10 % des entreprises françaises de 10 salariés ou plus l’utilisaient.
Décrire ma situationPour qui ce n’est pas fait. Si vous recevez dix mails par semaine et qu’aucun ne se ressemble, nous n’aurons pas grand-chose à automatiser. Nous vous le disons dès notre réponse au formulaire, plutôt que de vous faire perdre une heure.
Nous travaillons avec les entreprises de Bordeaux, de dix-huit communes de la métropole et de deux communes voisines, Cestas et Saint-André-de-Cubzac. L’heure de repérage se fait en visio.
Ouest et nord
Sud
Rive droite
Hors métropole
Votre entreprise est à Bordeaux même, des Chartrons à Saint-Jean ? Cette page vous concerne. Le détail est sur la page toute la zone couverte.
Au début, non. Chaque réponse est préparée en brouillon dans votre messagerie. Vous l’envoyez vous-même. Après quelques semaines, si un type de mail est toujours bien traité (une confirmation, un accusé de réception), vous pouvez décider qu’il part seul. Les autres restent à relire, aussi longtemps que vous le voulez.
Gmail et Outlook savent appliquer des règles de tri et recevoir des brouillons préparés par un outil extérieur. Pour une autre messagerie, nous vérifions pendant l’heure ce qu’elle permet, sur votre écran. Si elle bloque, nous vous le disons avant toute proposition.
L’heure de repérage est offerte. Pour la suite, le prix dépend de la tâche : le nombre de logiciels à relier, le volume de mails à traiter, le niveau de contrôle que vous voulez garder. C’est pourquoi nous ne publions pas de grille. En revanche, vous ne commencez jamais sans prix : après l’heure, vous recevez une proposition écrite pour une seule tâche, avec son prix. Pas d’abonnement imposé, pas d’engagement pour la suite.
Pour les entreprises de moins de 10 salariés et de moins de 2 millions d’euros de chiffre d’affaires, la Région Nouvelle-Aquitaine prend en charge le parcours « Défis numériques », jusqu’à 4 jours d’accompagnement sans reste à charge. La demande passe par le conseiller numérique de la CCI Bordeaux Gironde ou de la Chambre de Métiers. Notre heure de repérage est indépendante de ce parcours.
Quatre temps, en visio : votre matinée type, votre boîte de réception regardée ensemble sur votre écran, le tri entre ce qui peut s’automatiser et ce qui doit rester entre vos mains, puis la première tâche qui en vaut la peine, ou aucune. Ensuite, vous recevez la liste écrite par mail. Elle est à vous, que vous travailliez avec nous ou non.
Oui, à condition de le décider dès le départ. Une boîte mail contient des noms, des prix, parfois des contrats. Nous nous appuyons sur les recommandations publiées par la CNIL pour déployer des outils d’IA dans une organisation : ne pas envoyer d’information confidentielle à un outil grand public, choisir l’hébergement selon la sensibilité des données, écrire les usages autorisés et interdits, et associer votre délégué à la protection des données si vous en avez un. Nous ne demandons que les accès utiles à la tâche, et ils restent les vôtres.
Oui. L’article 50 du règlement (UE) 2024/1689, le règlement européen sur l’IA, impose que les personnes qui dialoguent avec un système d’IA en soient informées : un chatbot doit donc se présenter comme tel. Cette obligation de transparence s’applique à partir du 2 août 2026. Faire en sorte que le chatbot se déclare relève du fournisseur du système : c’est notre travail quand nous le construisons pour vous. Votre entreprise, qui l’utilise sous sa propre autorité, est en général déployeur, avec des obligations plus légères. Chaque proposition précise qui porte quoi.
Non. La plupart des TPE et PME n’en ont pas, et tout est prévu pour ce cas. Nous parlons de vos mails : qui vous écrit, pour demander quoi, ce qui doit en sortir. La technique reste chez nous. De votre côté, vous apprenez à relire et à valider. Selon l’INSEE, parmi les entreprises françaises qui utilisaient une technologie d’IA en 2024, 69 % passaient par des logiciels du commerce prêts à l’emploi.
Nous lisons votre message et nous vous écrivons pour fixer un créneau en visio. Si nous avons un doute, nous vous posons d’abord une ou deux questions par email. Si l’heure ne doit rien vous apporter, nous vous le disons, avec un ou deux conseils écrits. Aucun devis n’est envoyé avant que nous ayons compris votre situation.
Aurélien et Mathieu, deux associés. Aurélien mène l’heure de repérage : dans l’industrie, il a conduit le changement d’un logiciel de gestion utilisé par 250 personnes, puis il a automatisé les tâches répétitives d’une agence de publicité en ligne. Mathieu s’occupe de toute la partie technique, comme il l’a fait pour sa propre entreprise, Le Van Trotter. Nous travaillons en visio avec les entreprises de la métropole bordelaise. Vous parlez aux mêmes personnes du premier échange jusqu’à l’outil qui marche chez vous.
Dites-nous en deux lignes quel mail vous avez écrit trois fois cette semaine. Pendant l’heure offerte, nous trions avec vous ce qui peut se préparer seul et ce qui doit rester à vous. Ensuite, vous recevez la liste écrite et la première tâche à attaquer.
Offerte, sans engagement. La liste vous reste, même si vous ne travaillez pas avec nous. Vous préférez écrire ? contact@agence-intelligence-artificielle-bordeaux.fr